Курс повышения квалификации "Повышение эффективности административно-хозяйственных обеспечивающих подразделений (АХО) в условиях кризиса"

Описание мероприятия
В современных условиях экономической и финансовой нестабильности большая ответственность за деятельность административно-хозяйственных обеспечивающих подразделений компании ложится на исполнительного (административного) директора. Степень его полномочий достаточно широка: в них входят организация, контроль, развитие и воплощение в жизнь стратегических замыслов топ-менеджеров в зоне своей ответственности. От того, сколько практических инструментов есть в его арсенале, зависит эффективность деятельности компании.

Программа семинара построена на множестве практических методик, инициатив, решений, освоение которых поможет вам добиваться своих целей, повышая как свою результативность, так и результативность ваших подразделений.

В результате обучения вы:

- познакомитесь с современным функционалом административно-хозяйственного обеспечения;
- выделите и структурируете задачи административного обеспечения деятельности;
- определите требования к результатам административного обеспечения;
- определите направления повышения эффективности системы управления обеспечивающими подразделениями, разработаете программы повышения эффективности обеспечивающих подразделений в условиях кризисных ожиданий;
- научитесь организовывать свою работу с требуемым уровнем качества, оставаясь при этом в рамках выделенного бюджета;
- узнаете, как правильно организовать борьбу с потерями в офисе, увеличить производительность труда персонала (бережливый офис);
- разработаете систему показателей эффективности (KPI) для персонала ваших подразделений;
- станете участником программы привилегий Moscow Business School.

Программа

День 1

Система управления и административное обеспечение в условиях кризиса.

- Основные элементы системы управления.
- Роль и место административного обеспечения в системе управления компанией.
- Цели и задачи административного обеспечения с учётом финансовых ограничений.
- Объекты и инструменты управления исполнительного (административного) директора.
- Показатели результативности и эффективности деятельности исполнительного (административного) директора.
- Требования к исполнительному (административному) директору в условиях кризиса.
- Гибридный офис. Особенности управления.
- Что можно оптимизировать (объекты оптимизации) в зонах ответственности исполнительного директора.
- Практикум "Анализ направлений, целей, объектов оптимизации в зонах ответственности исполнительного директора".

Основные задачи и зоны ответственности исполнительного (административного) директора.

- Организация комфортных условий жизнедеятельности в гибридном офисе.
- Организация документационного обеспечения управления компании (делопроизводство). Постановка документооборота.
- Организация функционирования подразделений, обеспечивающих высшее руководство (секретариат, пресс-служба, служба персонального транспорта, курьерская служба, архив).
- Организация материально-технического обеспечения работы офисов компании.
- Управление инфраструктурой, обеспечение жизнедеятельности компании: организация эксплуатации и ремонтов помещений, инженерных коммуникаций, прилегающих к зданию территорий, организация питания, переездов.
- Организация работы с подрядчиками.
- Управление транспортными подразделениями, диспетчеризация транспорта.
- Организационное развитие. Оптимизация организационной структуры.
- Корпоративные мероприятия и сувенирные программы.
- Практикум "Разработка должностной инструкции исполнительного (административного) директора, матрицы ответственности для своих подразделений".

Экономика в деятельности исполнительного директора.

- Классификация затрат для целей принятия управленческих решений.
- Какие затраты должен планировать и контролировать административный (исполнительный) директор.
- Особенности процесса бюджетирования подразделений административного (исполнительного) директора.
- Внутренняя себестоимость деятельности подразделений административного (исполнительного) директора.
- Чем программы оптимизации затрат отличаются от программ минимизации потерь?
- Варианты программ сокращения затрат для подразделений административного (исполнительного) директора.
- Целесообразность и возможности использования аутсорсинга, лизинга в деятельности исполнительного директора.
- Facility management.
- Fleet management.
- Практикум "Разработка программы сокращения затрат для своих подразделений, разработка алгоритма вывода на аутсорсинг неэффективного подразделения компании".

День 2

Организация документооборота в компании.

- Принципы организации документооборота.
- Основные нормативные документы, определяющие требования к организации документооборота. Типовая инструкция по делопроизводству.
- Организация работы секретариата.
- Организация контроля исполнения поручений.
- Практикумы. "Анализ инструкции по делопроизводству"."Анализ целевых показателей делопроизводственных операций".

Регламентация деятельности компании.

- Кто должен инициировать, организовывать подготовку и разрабатывать регламентирующие документы компании.
- Регламентирующие документы в пределах компетенции административного директора.
- Организация контроля регламентирующих документов.

Организация работы административно-хозяйственного отдела (АХО).

Задачи, функционал, зоны ответственности АХО.

- Типовое положение АХО.
- Должностная инструкция начальника АХО.
- Матрица ответственности АХО.
- Практикум "Разработка типовых задач и функционала АХО".

Организация планирования в АХО.

- Планирование состава работ.
- Планирование частоты работ.
- Планирование качества работ.
- Выбор исполнителя работ (своими или привлечёнными силами), договорная работа.
- Бюджетирование хозяйственной деятельности.
- Практикум "Составление годового и месячного планов АХО. Бюджетное планирование в АХО".

Структурирование и организация работы подразделения.

- Организационная структура подразделения (с учётом выбора поставщиков).
- Организация коммуникации и взаимодействия служб с АХО.
- Диспетчеризация работ.
- Группировка связанных работ, супервайзеры.
- Обеспечение материальными ресурсами (закупки, поставки, хранение, учёт, отпуск):закупаемое регулярно: канцелярские принадлежности, хозяйственные средства, средства гигиены и прочее;закупаемое периодически: мебель, оргтехника, подарки и прочее.
- Практикум "Разработка структуры АХО на базе подхода "управление по целям" (management by objectives)".

Контроль подразделений АХО.

- Организация оперативного контроля качества выполнения работ.
- Отчётность служб АХО.
- Отчётность руководителя АХО.
- Сбор и обработка рекламаций от внутренних подразделений.
- Сбор и обработка рекламаций от внешних клиентов.
- Практикум "Как предотвратить перерасход бюджета и соблюсти качество".

Организация проведения ремонтных работ в зданиях и сооружениях.

- Организация и контроль проведения технического обслуживания и осмотров.
- Подготовка ремонтных площадок и прилегающих территорий.
- Обеспечение бесперебойности деятельности сотрудников.
- Контроль хода выполнения работ.
- Поддержание презентабельного состояния офиса.

Организация работы представительского автотранспорта.

- Закрепление автотранспорта за руководителями (жёсткое, гибкое).
- Диспетчеризация работы автотранспорта.
- Критерии выбора автотранспортных средств.
- Контроль деятельности и отчетность.
- Оплата труда и стимулирование водителей.
- Материальная ответственность водителей.

День 3

Оплата труда и стимулирование сотрудников обеспечивающих подразделений.

- Принципы разработки мотивационных схем персонала.
- Структура компенсационного пакета подразделений административного (исполнительного) директора.
- За что платить руководителю и сотрудникам обеспечивающих подразделений.
- Постоянная и переменная части зарплаты. Как зарабатывать переменную часть заработной платы.
- Система KPI для руководителей и персонала обеспечивающих подразделений.
- Материальная ответственность сотрудников обеспечивающих подразделений.
- Премии: кому, за что, в каком объёме, как часто.
- Практикум "Разработка нескольких вариантов мотивационных схем для персонала обеспечивающих подразделений, включая различные варианты KPI. Разбор схем оплаты труда в условиях кризиса".

Оптимизация процессов, затрат, минимизация потерь в зоне ответственности исполнительного директора.

- Рассмотрение технологии оптимизации процессов.
- Надо ли описывать процессы для их оптимизации?
- Виды нотаций для оптимизации процессов.
- Практикум "Оптимизация процессов с помощью технологии SIPOC".
- По каким критериям оптимизируют процессы? Только по стоимости? Как ещё можно оптимизировать процессы?
- C каких процессов начинать оптимизацию?
- Что такое нормирование? Как применять нормирование в целях оптимизации затрат?
- Практикум "Нормирование расхода ГСМ. Что ещё можно и нужно нормировать? Мотивация персонала на экономное вождение".

Организация борьбы с потерями, с ежедневным "хаосом".

- Причины, влияющие на производительность труда в офисе. Виды потерь в офисе.
- Борьба с факторами, отнимающими время.
- Как вести себя в кризисных ситуациях.
- Что такое бережливый офис? Это когда на всем экономят или повышение качества и оптимизация затрат одновременно?
- Как организовать бережливый офис?
- Примеры бережливого офиса, организации работы обеспечивающих подразделений в зарубежных и отечественных компаниях.
- Практикум "Разработка программ повышения качества, сокращения затрат, борьбы с потерями для обеспечивающих подразделений".