Курс повышения квалификации "Бизнес-ассистент/секретарь-референт руководителя: развитие профессиональных навыков"

Описание мероприятия
В рамках данного курса — все аспекты работы помощника руководителя: начиная от организации труда, деловых коммуникаций, основ имиджа и делового этикета, заканчивая сложными вопросами оформления документации и работы с системой электронного документооборота.

Полезность курса в его практической направленности. Курс поможет выстроить продуктивные и комфортные взаимоотношения с разными типами руководителей в зависимости от их стиля управления, приоритетов и ожиданий.

Программа

- Помощник руководителя в структуре организации. Помощник руководителя — координатор и организатор работы в офисе. Требования к профессиональным и личным качествам помощника руководителя. Задачи, обязанности и компетенции помощника руководителя. Место помощника руководителя в команде руководителя и служебной иерархии. Профессиональная уверенность и активная позиция в работе. Культура взаимоотношений с руководителем, коллегами и умение расставлять приоритеты. Лояльности и конфиденциальность в работе помощника руководителя. Профессиональный стандарт помощника руководителя. Интеллект-карта профессии.

- Реалии времени: как организовать свою работу в условиях пандемии? Как обезопасить работу руководителя и коллег, если Вы работаете в офисе? Меры профилактики. Как эффективно организовывать и сопровождать рабочий день "удалённого" руководителя? Возможные средства связи и коммуникаций. Как выстроить работу шефа с подчинёнными? Мессенджеры, Skype, Viber, WhatsApp, чаты, видеозвонки. средства Видеоконференций. Индивидуальный чат с руководителем. Чаты для разных отделов. Проведение онлайн-совещаний, оповещение всех заинтересованных. Как управлять необходимой документацией? Как наладить удалённый обмен документами с руководителем и сотрудниками в условиях пандемии?
- Административное и организационное сопровождение деятельности руководителя. Организация эффективной работы приёмной. Работа с обращениями граждан. Организация командировок и поездок руководителя. Организация и обслуживание деловых мероприятий (совещания, переговоры, конференции). Документирование коллегиальной деятельности. Интеллект-карта шпаргалка по организации командировки руководителя.

- Информационно-аналитическая поддержка деятельности руководителя организации. Анализ информации и подготовка информационно-аналитических материалов. Правила получения заданий от руководителя и подачи ему важной информации. Источники информации; обзор СМИ; структурирование информации; мониторинг: информационный обмен: восприятие поручений и обратная связь; работа в сети Интернет.

- Делопроизводство для помощника руководителя. Нормативно-методические материалы, регламентирующие работу с документами. Основные функции и виды документов (организационные, распорядительные информационно-справочные).Основные требования к оформлению документов. Требования к оформлению документов. Состав реквизитов документа. Оформление постоянных реквизитов. Бланки документов. Оформление переменных реквизитов. Язык и стиль официальных документов. Практикум "Анализ ошибок в оформлении и редактирование текстов писем и других документов". Практикум "Составление ОРД".Технология работы с документами. Организация документооборота. Регистрация документов. Движение входящей документации. Движение исходящей документации. Контроль исполнения документов. Систематизация и хранение управленческих документов. Систематизация документов в делопроизводстве. Номенклатура дел организации. Формирование дел. Индексация дел и сроки их хранения. Экспертиза ценности документов и подготовка дел к архивному хранению. Порядок уничтожения документов с истёкшими сроками хранения. Электронный документооборот в условиях удалённой работы. ЭЦП. Юридическая значимость электронных документов.
- Организация совещаний. Типы совещаний. Определение состава участников и определение ролей. Определение временных рамок совещания. Подготовка раздаточных и демонстрационных материалов для совещания. Разработка повестки дня. Распространённые ошибки в написании повестки дня. Как оповещать участников совещания? Процедуры завершения совещания. Информирование о принятых решениях. Анализ проведённого собрания. Контроль выполнения решения. Ошибки при организации и проведении совещаний.

- Организация и сопровождение переговоров и деловых визитов. Подготовка и организация переговоров и деловых визитов. Встреча гостей в аэропорту, на вокзале. Правила рассадки по автомобилям. Организация места переговоров. организационные вопросы подготовки. Оформление помещения и стола для переговоров. Рассадка за столом переговоров. Помощь руководителю во время коммерческих переговоров. Организация культурной программы. Проводы гостей.

- Организация корпоративных и официальных мероприятий. Виды и особенности официальных мероприятий: дневные/вечерние, с рассадкой/без рассадки. Правила сервировки соответственно приёму. Приглашения на официальные мероприятия. Ответ на приглашения. Дресс-код для корпоративных мероприятий. Правила поведения на корпоративных мероприятиях. Время присутствия на корпоративных мероприятиях. Организация деловых встреч в кафе или ресторане. Столовый этикет.

- Тайм-менеджмент в работе помощника руководителя. Элементы тайм-менеджмента. Причины дефицита времени. Принципы и правила эффективного управления временем в работе помощника руководителя. Расстановка задач по приоритетам. Как эффективно определять очерёдность выполнения поручений и заданий руководителя. Основные инструменты для планирования графика руководителя и его помощника. Компьютерные и мобильные программы-планировщики времени. Google Календарь, Microsoft-Outlook. Функционал и преимущества электронного планирования. Использование интеллект-карт (mind-maps) в тайм-менеджменте. Практикум. Шаблон "фотографии" рабочего дня для самоанализа.

- Организация работы офиса. Офисное оборудование и расходные материалы. Предметы первой необходимости. Организация рабочего места и работы приёмной по системе 5S. Правила эргономики. Взаимодействие с курьерской службой, секретариатом, офис-менеджером и т.д. Выбор поставщиков и сервисных компаний. Сбор и обобщение заявок. Оптимизация закупок расходных материалов, методы снижения затрат. Практикум "Разработка форм заявок на закупку расходных материалов".

- Офисное гостеприимство. Правила и стандарты. Правила офисного гостеприимства. Чай-кофе для посетителей. Порядок обслуживания и сервировка чайного (кофейного) стола. Как правильно встретить посетителя и представить его руководству, другим сотрудникам.

- Имидж делового человека. Понятия имиджа и делового этикета. Имидж и карьера. Роль помощника руководителя в создании имиджа руководителя и корпоративного имиджа организации. Внешний имидж помощника руководителя. Дресс-код в одежде деловых мужчин и женщин. Недопустимые вещи в деловом имидже. Место и роль корпоративного дресс-кода в поддержании/создании имиджа компании и руководителя. Задачи помощника руководителя в поддержании корпоративной культуры и имиджа. Практикум упражнение "Найдём ошибку". Практикум "Оценка своего гардероба".

- Деловой этикет и стандарты корпоративной культуры. Значение делового этикета для профессиональной деятельности. Понятие делового этикета. Общие принципы делового этикета. Старшинство в деловом этикете. Взаимоотношения между мужчинами и женщинами в деловом этикете. Правила делового этикета в служебных отношениях. Правила приветствий и представлений. Порядок и формы представлений. Рукопожатие. Обращение "ты" — "Вы". Визиточный этикет. Межличностное пространство. Значение осанки и походки. Значение мимики и жестов. Подарки, цветы, сувениры, их роль в деловых контактах. Что не принято дарить.

- Речевой этикет — основа культуры служебных отношений. Основные правила культуры речи. Умение слушать и говорить. Этикетные речевые формулы делового общения. Искусство комплимента: как говорить и принимать комплименты. Культура диалога. Неформальная беседа — обязательная часть всех деловых встреч. Запретные темы для small talk.

- Особенности телефонной коммуникации. Особенности делового телефонного разговора. Телефонный имидж компании. Работа с голосом (тембр, тон, чёткость, темп речи, интонации). Как правильно отвечать на входящие звонки. Начало и окончание телефонного общения. Соединение руководителя с конкретными абонентами. Как контролировать разговор, оставаясь вежливым. Вежливый отказ. Управление деловой беседой в телефонном разговоре. Техники вопросов и активного слушания. Как реагировать на негатив (ненормативную лексику) со стороны звонящего. Особенности общения по мобильной связи и месседжерам. "Табу" при телефонном общении. Фиксация результатов телефонных переговоров. Типичные ошибки при телефонном общении.

- Деловой этикет в цифровой среде. Что такое цифровой этикет? Правила современного цифрового этикета. Поведение и имидж в социальных сетях. Общение в мессенджерах.

- Психология делового общения. Конфликты и барьеры взаимодействия. Способы предупреждения конфликта. Управление конфликтами и этапы разрешения конфликтной ситуации. Эмоциональная компетенция помощника руководителя. Управление эмоциональным состоянием в процессе коммуникаций. Определение индивидуального стиля реагирования в конфликте.

- Техники и приёмы управления стрессом. Диагностика уровня развития стресса и стрессоустойчивости. Управление организационными и информационными факторами. Эффективные техники релаксации, дыхательные упражнения, телесные техники. Первая психологическая помощь себе в стрессовых ситуациях. Техники быстрого восстановления после стресса. Профилактика возникновения стресса. Персональная антистрессовая программа.

- Письменные коммуникации и правила деловой переписки. Культура деловой речи и официально-деловой стиль управленческих документов. Лексические нормы и грамматические нормы современного русского языка. Типичные речевые ошибки в документных текстах. Язык служебных документов. Основные требования к стилю написания официальных документов. Основные виды деловых писем. Этикетные правила в письменной коммуникации. Правила написания праздничных дат, физических величин, аббревиатур, фамилии и т.д. Практикум. Составление делового письма.

- Подготовка докладов и отчётов для руководителя. Выбор вида делового отчёта. Целеполагание при создании документа. Форма отчёта. Структурирование текста. Иерархия высказываний Минто. Критерии проверки документа.

- Общие правила составления и оформления протокола совещаний, собраний. Подготовка к проведению совещания. Цели и задачи протоколирования. Классификация протоколов. Типовые правила оформления протоколов. Структура протокола. Как выделить главное из выступления и зафиксировать решения/идеи. Юридическая чистота документа. Шаблоны кратких и полных протоколов. Схемы составления и перечень реквизитов протоколов.

- Особенности написания электронных писем. Понятие сетикет. Отличие электронного письма от бумажного. Стиль электронного делового письма. Требования к оформлению электронного делового письма. Начало и окончание деловой электронной переписки.

- Правила создания презентации. Основные задачи подготовки к презентации. Определение целевой аудитории. Определение и уточнение цели презентации. Разработка план и структуры выступления. Распределение времени по слайдам. Выбор общей цветовой гаммы для презентации. Правила выбор типа и размера шрифта для презентации. Структурирование содержания презентации. Психологическое состояние выступающего. Страх публичного выступления и что с ним делать. Как удерживать внимание во время выступления. Практикум "Создание презентации…"

Особое внимание будет уделено работе Бизнес-Ассистента в форс-мажорных условиях пандемии, удалённой работы.