Онлайн-курс "Продуктивная деловая переписка"

Описание мероприятия
Какой должна быть письменная деловая коммуникация? Грамотной, логичной, чёткой, краткой… Безусловно. Но, в первую очередь, она должна достигать своей цели, то есть побуждать получателя к тем действиям, которых от него ожидает отправитель.

Научитесь писать такие письма, на которые отвечают их получатели! Разумеется, чтобы ответить, письмо надо прочитать и понять правильно.

- Что мешает людям правильно понимать друг друга, если они пишут на одном языке?
- Почему некоторые письма провоцируют конфликты?
- Как отказать в просьбе, не испортив отношения с партнёром по переписке?
- Какие табу до сих пор существуют в официальных письмах и почему?
- Как научиться быстро писать письма, чтобы не тратить на каждое по 2–3 часа?
- Что делать со "снежным комом" неотвеченных писем в папке Входящие?
- Как оптимизировать свою работу с электронной почтой, чтобы успевать обрабатывать сотни писем ежедневно?

На эти и другие вопросы вы найдёте ответы на авторском курсе Ирины Ткачевой — основателя и бессменного руководителя Бизнес-школы SRC с 25-летним опытом деловой переписки. Филолог по первому образованию, Ирина прошла путь от секретаря-референта и личного помощника руководителя, в чьи обязанности входила работа со всей корреспонденцией, до руководителя большого коллектива. Ежедневно Ирина пишет сама, а также проверяет и корректирует десятки бизнес-текстов.

Бонус каждому участнику! 1,5-часоваяиндивидуальная онлайн-консультация эксперта с разбором и доработкой вашего текста под любую задачу!

Целевая аудитория: сотрудники и руководители, ведущие активную переписку с коллегами, клиентами и партнерами.

Цель онлайн-курса: научиться писать грамотные и лаконичные письма, которые читают и на которые правильно реагируют получатели.

В результате участники курса:

- получат образцы и примеры удачных писем разных типов (Предложение, Распоряжение, Напоминание, Запрос, Просьба, Отчёт, Ответ на запрос, Уточняющие вопросы, Конструктивный отказ. А также поздравительные, благодарственные, гарантийные, информационные и сопроводительные письма);
- узнают принципы и правила составления делового письма по любой теме и потренируютсяприменять их для своих специфических ситуаций;
- научатся быстро находить и исправлять ошибки разных типов в чужих и в своих письмах;
- отработают навык быстрого написания писем на собственных примерах.

Форма проведения

Онлайн-курс из 5 вебинаров по 2 часа + 6 часов самостоятельной работы (выполнение домашних заданий). Итого-16 часов.

- Интерактивные вебинары.
- Выполнение домашних заданий — почти 40% времени курса. Это отработка умений на практике: каждый участник работает со своим личным кейсом, составляя конкретные письма по своим задачам.
- Обратная связь с разбором домашних заданий в начале каждого следующего вебинара.

Программа онлайн-курса

Вебинар 1. Особенности письменной коммуникации и общие правила деловой переписки.

- 10 работающих лайфхаков для оптимизации времени на работу с электронной корреспонденцией. Сортировка, приоритетность и организация хранения писем.
- Когда и как отвечать на входящие письма?
- Правила пересылки писем и цепочек.
- Факторы эффективности коммуникации.
- Специфика письменной деловой коммуникации.
- Особенности восприятия письменной речи.
- Цели и результаты коммуникации с позиции отправителя и получателя сообщения.
- Возможности и ограничения письменной коммуникации.
- Почему адресаты не отвечают на письма? Что должно быть в письме, на которое ответят?
- Как люди воспринимают и запоминают информацию?
- "Принцип пирамиды" Минто.
- Представление решений: алгоритм СПР.
- "Правило британского сержанта" в письмах.
- Этапы подготовки любого письма.

Домашнее задание 1: подготовить 2 текста разных писем, соблюдая "принцип пирамиды" Минто, алгоритм СПР и требования к структуре письма.

Вебинар 2. Подготовка к составлению письма.

- Разбор домашних заданий, обратная связь по ним.
- Что нужно знать и уметь, чтобы составить хорошее письмо?
- Основные типы деловых писем и их содержание: Предложение, Распоряжение, Напоминание, Запрос, Просьба, Отчёт, Ответ на запрос, Уточняющие вопросы, Конструктивный отказ. А также поздравительные, благодарственные, гарантийные, информационные и сопроводительные письма.
- Цели и особенности писем каждого типа.
- От чего зависит выбор стиля письма? Отличия официального, бытового и неформально-делового стилей.
- Какие требования к деловому письму обязательно нужно соблюдать в любом стиле?
- Восприятие письма получателем: на какие вопросы читателя обязательно должно отвечать письмо?
- Что в текстах писем нравится людям, а что их раздражает?
- Типичные ошибки в письмах — от подготовки и начала письма, до завершения и прощания.
- Позиционирование себя в деловой переписке.
- Особенности установления контакта с адресатом.
- До того, как начать писать: какую информацию, где и как собрать?
- Что надо знать о получателе письма? Вызываем интерес и желание прочесть.
- Что надо знать о цели письма? Превращаем свои желания в действия получателя.
- Что надо знать об альтернативах? Предвосхищаем возражения и подбираем аргументы на языке интересов адресата.

Домашнее задание 2: подготовиться к составлению письма определённого типа, письменно ответив на вопросы чек-листа о получателе, цели и содержании письма.

Вебинар 3. Пишем письмо.

- Разбор домашних заданий — обсуждаем заполненные чек-листы участников: основные ошибки, возможные улучшения.
- Разбираем примеры чужих писем разных типов и выявляем ошибки.
- Что важно учесть при выборе формы письма?
- Цели конкретного письма и ключевые вопросы при их постановке.
- Принципы позитивности, убедительности, краткости, аргументированности.
- Убеждающее деловоеписьмо.
- Модель AIDA — универсальный план "продающего" текста.
- Акцент на интересы адреса в письме: "Я-подход" и "Вы-подход".
- Алгоритмы составления писем разных типов.
- "Правило трёх" в формулировании проблем и решений.
- Начало текста — цепляем внимание.
- Основная часть — отвечаем на все вопросы получателя. Аргументы, которые убеждают.
- Заключение — призываем к действию. Обозначение сроков.
- Дополнительная информация, вложения и приложения. Что делать, если в письме необходимо передать большой объем информации?
- Когда нужно звонить по следам письма? Ситуации, в которых важно усилить письмо звонком.

Домашнее задание 3: написать тексты писем 4 разных типов.

Вебинар 4. Сложные ситуации в деловой переписке.

- Разбор домашних заданий-обратная связь по письмам участников: основные ошибки, возможные улучшения.
- Роль и место переписки при конфликте.
- Отношение к ошибкам других. Правила конструктивной критики в ситуациях письменной обратной связи.
- Конструктивный способ решения конфликтов.
- Вовлечение собеседника в конструктивное решение ситуации.
- Словесные приёмы снижения эмоционального напряжения в коммуникациях: "словесный пух", метод присоединения, метод позитивных высказываний.
- Онлайн-тренировка по переработке "проблемных" писем: как написать письмо-отказ, письмо-претензию или сообщить плохую новость так, чтобы не спровоцировать конфликт с адресатом.
- Ответы на претензии — обоснованные или необоснованные.
- Письма-извинения.
- Что делать, если конфликт не разрешается? Можно ли сохранить отношения?

Домашнее задание 4: написать и оформить в окончательном виде 2 "проблемных" письма.

Вебинар 5. Дорабатываем текст и оформляем письмо.

- Разбор домашних заданий — обсуждаем по одному письму каждого участника, предложения по переформулированию, улучшению текстов и дизайна.
- Риски при получении и прочтении писем — насколько адресат понял именно то, что хотел сказать отправитель?
- Барьеры в процессе коммуникации.
- Как сформулировать тему письма, чтобы его открыли и не потеряли?
- Письма первым лицам — максимально кратко изложить самую суть и повысить шансы на положительную реакцию.
- Письмо группе людей — как добиться понимания и нужных действий от нескольких адресатов?
- Универсальные обороты вежливости и прочие фразы-помощники в письмах.
- Лексические стандарты и нормы деловой переписки.
- Инфостильв деловой переписке: как сократить текст и что из него убрать?
- Как оценить, улучшить свои тексты и проверить их грамотность? Онлайн-сервисы для копирайтеров.
- Как облегчить восприятие письма получателем?
- Общие принципы дизайна писем.
- Правила оформления письма, которые нельзя нарушать: шрифты, буллиты, абзацы, картинки и пр.
- Сокращаем время на написание писем — создаём типовые шаблоны для себя и коллег и проверяем их эффективность.
- Подведение итогов курса.