Тренинг "Обучение отдела закупок от А до Я"

Описание мероприятия
Эффективность работы отдела закупок оказывает влияние на рост или снижение прибыли Компании/Производства. Это факт.

От отдела закупок зависит вся работа Компании: отделы продаж, использование оборотных средств, наполненность складов, ассортимент, бухгалтерия, транспортные службы и др.

При больших объёмах закупки снижение цены даже на 1 рубль даёт огромные возможности для Компании. При отсутствии выработанных критериев по выбору поставщиков Компания несёт потери. И т.д. На эффективность работы отдела закупок влияют более 10 факторов.

В целом их можно разделить на 3 составляющие: люди, бизнес-процессы, анализ и выбор поставщиков.

Обо всем этом и многом другом пойдёт речь на нашем тренинге.

Целевая аудитория:

- Собственники и руководители компаний.
- Руководители отдела закупок.
- Менеджеры отдела закупок, менеджеры отдела снабжения.
- Специалисты, в чьи обязанности входит выбор поставщиков товаров/услуг.

Цели тренинга:

- Сформировать план действий, как построить в Компании результативную систему закупок.
- Получите практические знания и инструменты для управления закупками
- Проанализировать существующую ситуацию в работе отдела закупок.
- Научится применять планирование и анализ закупочной деятельности.
- Изучить примеры KPI показателей для сотрудников отдела закупок.
- Повысить профессиональную компетентность в области переговоров с поставщиками в различных ситуациях: от конструктивных до жёстких переговоров.

- Функциональный подход к формированию структуры отдела закупок:Модели организации закупочной деятельности. Как закупки влияют на прибыль Компании. Функции и основные результаты отдела закупок. Логистический подход к управлению закупками. Цели отдела закупок в зависимости от приоритетов деятельности и целей: сроки поставки, размер партии, качество, поиск минимальных цен, и др. Бизнес-процессы отдела закупок. Системный подход к формированию и оптимизации. Планирование закупочной деятельности. Взаимодействие отдела закупок и других подразделений Компании, как выстроить эффективно. Структура взаимодействия. Управление деловыми отношениями.
- Функции менеджера по закупкам: модель "исполнитель", модель "эксперт", модель "гений", модель "логист":Что должен знать менеджер по закупкам. Что должен уметь менеджер по закупкам. Показатели эффективности отдела закупок, в зависимости от целей и задач в структуре организации. Примеры KPI показателей, положений, стандартов, инструкций и др. За что платить зарплату сотрудникам отдела закупок. Мотивация персонала. Система мотивации на основе показателей эффективности.
- Организация работы с поставщиками. Анализ, оценка и выбор поставщика:Общая политика Компании в работе с поставщиками. Модель анализа рынка, поиска и выбора поставщиков. 4 подхода к взаимодействию с поставщиками. Анализ номенклатуры закупаемой продукции и разделение на категории. Построение системы критериев для выбора и оценки поставщиков. Модели и методы оценки, рекомендации. Сегментация базы поставщиков. Разработка стратегии взаимоотношений с поставщиками. Примеры корпоративных стандартов, регламентирующих работу с поставщиками. Торги, запрос цен и предложений, и другие способы закупок. Основные плюсы и минусы разных способов. Ошибки применения. Как организовать постоянный анализ текущей эффективности поставщиков. Организация системы постоянного мониторинга и оценки работы поставщиков. Почему это важно, и что мы проигрываем, если такой системы нет.

- Управление показателями эффективности: анализ качества, изменение цен, оборачиваемость, рентабельность, наличие запаса, и др:Расчёт показателей закупочной деятельности: уровень обслуживания, оборачиваемость запаса, рентабельность запаса, максимальный желательный уровень запаса. Матрица рентабельности и оборачиваемости. АВС — анализ. Расчёт средств, необходимых для закупки, наличия продукции. Ценовая политика и ценовые стратегии закупок. Условия закупки, способы оплаты, отсрочка, и др. Расчёт стоимости отсрочки, скидки и объёма закупок. Затраты в закупках, как снижать затраты. Документация, как требование к закупаемым товарам и услугам. Оптимизация процесса периодических закупок. Оптимизация процесса разовых/ легко заменяемых закупок. Отслеживание промежуточных результатов закупки.
- Современные методы информационной поддержки, системы электронного обмена данными (EDI, SRM и др.). Программное обеспечение:Функции, которые необходимо включить в корпоративную систему. Создание и ведение необходимых баз данных. Организация учёта и ведение заказов на поставку. Расчёт и формирование заказа. Отслеживание прохождения всех этапов поставки. Проверка приходной документации на соответствие исходным договорённостям. Система контроля состояния запасов. Оценка эффективности существующей системы. Моделирование более точной настройки или внесения изменений в систему.
- Процесс управления запасами:Запасы в системе организации. Подходы, виды, модели управления. Разделение позиций на складские и заказные. Категории складских позиций. Математические методы и прогнозные модели, погрешности в учёте спроса (товары-заменители, неверные периоды и пр.).Цикличность процесса закупок, контроль уровня запаса, страховой запас, оптимальный заказ, время выполнения заказа, средний товарный запас, оборачиваемость. Дефицит и излишек: причины, последствия, решения. Инвентаризация. Розничные закупки: ассортиментом нужно управлять. Параметры влияния на продажи; истинный и мнимый спрос. АВС и XYZ анализ. Затраты, связанные с запасами. Управление затратами. Стоимость содержания единицы запаса, методика расчёта. Неликвиды. Как определять неликвиды. Экономическое обоснование неликвидов. Управление неликвидами. Особенности расчёта многономенклатурного заказа.

- Бизнес-кейс "Переговоры о цене и условиях поставки":Тренинг начинается с бизнес-кейса "Переговоры о цене и условиях поставки". Участники тренинга имеют возможность увидеть "со стороны" свои ошибки и осознать, что даёт возможность партнёру настаивать на максимальной цене и наиболее выгодных для себя условиях поставки. Тест на индивидуальный стиль переговоров.
- Подготовка к переговорам о цене и условиях поставки:4 стратегии в переговорах. Чем отличаются, когда используем, как выбрать наиболее приемлемую стратегию в зависимости от целей и конкретной ситуации. Переговоры конструктивные (партнёрские) и жесткие. Ситуация в компании-поставщике: классификация и мониторинг заинтересованных сил, границы переговоров. Особенности отношений с поставщиком, профиль поставщика. Типы переговорщиков. Типология DISC, как инструмент построения взаимоотношений. 4 этапа подготовки BATNA. Постановка целей переговоров: минимальная, желательная и максимальная, варианты условий для торга, диапазон позиций в переговорах. Как разработать ценностное предложение. Матрица взаимосвязи цены и других условий, анализ уязвимости. Особенности командных переговоров. Распределение ролей.
- Управление переговорным процессом. Проведение переговоров с поставщиками:4 составляющих, которые мы должны контролировать в процессе переговоров, для получения лучших условий и продажи по более низкой цене. Контакт\Представление. Открытие переговоров. Кто должен выдвигать условия первым, чтобы позиция была более выигрышной?Границы переговоров. Внесение предложений. Обмен предложениями. Получение информации. Побуждение к размышлению. Торг в переговорах. Получение и предложение уступок. Формула торга. Конструктивное переговорное поведение. 9 техник, которые помогают в конструктивных переговорах о цене. Правила подачи аргументов при конструктивных переговорахПравила подачи аргументов при жёстких переговорах. Методика перехвата инициативы в переговорах. 5 способов обосновать цену. Использование конкурентных преимуществ компании в доказательстве цены.
- Как работать с манипуляциями и ценовым давлением:Основные принципы поведения закупщика на переговорах с поставщиком. Типы трудных переговорщиков от поставщика. Характеристики. Создание и использование преимуществ с самого начала, при установлении контакта. Принцип "мягкой силы".Принцип "прессинг, выбить почву, вывод из равновесия".28 приёмов манипуляций и давления в переговорах. "Предупреждён, значит вооружён". Понимая, какой приём к нам применяют, мы знаем, как противостоять. 6 Правил переговоров о цене. Ультиматумы о снижении цены. Как реагировать и как использовать метод встречных требований. Технологии противодействия манипулятивным приёмам торга.
- Специфика переговоров в ситуации неравной заинтересованности партнёров:В каких ситуациях интерес поставщика сильнее вашей заинтересованности. Как эту ситуацию использовать, чтобы извлечь максимальную выгоду. В каких ситуациях закупщик заинтересован в большей степени, чем поставщик. Как вести переговоры, если позиция поставщика сильнее, чем позиция нашей компании. Как вести переговоры, если поставщик "эксклюзивный" и его замена практически не возможна. 8 приёмов, которые помогают продвижению, в ситуациях жёсткого давления и более сильной позиции партнёра.
- Переговоры в конфликтной ситуации:Алгоритм приёма претензии. Переговоры в ситуации недовольства поставщика. Алгоритм представления претензии (обоснованной).Алгоритм переговоров в ситуации недовольства работой поставщика, в случае если мы хотим сохранить отношения. Алгоритм переговоров в ситуации недовольства работой поставщика, в случае если мы хотим разорвать отношения. Алгоритм переговоров в ситуации недовольства работой поставщика, в случае если мы хотим использовать ситуацию для получения лучших условий.
- Профессиональная уверенность менеджера по закупкам:Уверенное поведение менеджера, как обязательное условие для успешных переговоров. Уверенность в себе. Признаки уверенного, неуверенного, агрессивного поведения. 6 навыков ассертивности. Практическое применение. Права личности, поддерживающие уверенность в себе. Повышение самоконтроля "Треугольник уверенности".5 техник конструктивного отказа. Как отказать не испортив отношения, и не испытывать чувство вины. Виды критики, методы эффективного реагирования в ответ на критику. Техники достойного ответа на оскорбление. "Сомнение", "Зеркало", и др.
- Завершение переговоров:Фиксация договорённостей. Подведение итогов переговоров. Почему это важно. Анализ вашего опыта ведения переговоров. Check-list по переговорам.